「お中元、お歳暮などのフードギフトオペレーションならWeb2000」

導入事例インタビュー概要

都内新宿区にある某百貨店。ギフトシーズンともなると全国から様々な問い合せが絶えず、猫の手も借りたいほどの忙しさで、スタッフ総出で日々対応しています。しかし、これはサンリッチ社のギフトオペレーションシステム「Web2000」を導入する以前の話。 システムを導入してからというもの、これまでのようなお客様からのギフト未着の苦情の嵐から一転、今では販売機会の拡大のみならず、取引先の意識まで変わりました。今回、某百貨店のギフト関係者に集まってもらい、システム導入までの一部始終と導入後の効果について本音で語っていただきました。

以前は変な話で、当百貨店で産直買うと、「産直は、取引先と物流会社が契約しているから百貨店はノータッチだ」といった慣例がありました。今は配完情報や商品の履歴を確認して、どの取引先がどれくらい注文をもっていて、何日以上出荷していないという状況が把握できるので、すぐに連絡を入れて対応を確認できます。すると取引先も「出荷が遅くなっていまして…」と言い訳はするのですが、こちらも牽制をするようになりましたので、「今までみたいなことではすまない」と、取引先が意識するようになりました。

今までは、お客様からクレームが入って調べたら未出荷伝票が３００枚くらい残っているということもありました。今はそのような状況になる前に、こちらから連絡を入れて確認することができます。そうなれば早めにお客様にご連絡を差し上げて、「少し遅れます」ということを到着予定の当日ではなく、事前にお詫びができるので、以前とは大きな違いです。このような目に見えない効果も大きいと思います。

もう一つ、取引先にとっての良い点として、取引先に商品登録や注文管理などでシステムを使ってもらうわけですけど、そのときに取引先のイニシャルコストがほとんどかからないことが挙げられます。

登録するのにたとえば、「初期費用が30万円かかります」といったことではなく、ほぼノーコストに近いので案内がしやすかったですね。仮に取引先の事務所に伝票出力に必要なレーザープリンタがない場合でも3～4万円程度のコストです。パソコンがないという取引先も今はほとんどありませんし、イニシャルコストがかからず、導入時のハードルが低いという点も非常に良心的だなと感じています。

やはり取引先はあくまで商品を作っているだけで、システムに長けているわけではないので、その意味では確かに非常にハードルが低かったですね。そして誰にでも分かりやすい。さらに言うと、注文時にはパソコン上の管理画面へ、その情報が入ってきますが、同時にＦＡＸ通知も届くという、アナログとの組み合わせがいいですね。仮に「随時パソコンをチェックしてください」というルールにしてしまうと、会社のデスクにパソコンが各自あればそれでよいのですが、ない場合は気が付かずにそのままにしてしまいそうですね。それとＦＡＸだと周りのスタッフの目に触れることで、周りも意識しますし、自然と声をかけ合うことにもつながります。

そうそう、仮に注文に気が付かなくても、サンリッチさん側でも随時監視をされているので、数日経過してもまだ処理されていない場合は、直接取引先に連絡をしてくださるので助かっています。

今となっては「Web2000」を導入して大正解でした。実はある大手グループでは、各取引先に対してソフトを購入させているそうです。「要はうちと取引がしたいのならこのソフトを購入してください。そうでなければうちとは取引はできません」というやり方のようです。

それはいただけないやり方だね。うちの百貨店の場合だと、「Web2000」のシステムを入れてくれと各取引先に依頼した際に断られたのは、わずか一社だけでした。断られた理由としては、そもそもどこに対しても伝票は紙で送ってもらっているため、伝票印刷という対応はできないというものでした。

それからこれもぜひ言いたいのですが、取引先との売上に関するトラブルも解消しました。これまでも取引先とは、売上が合う合わないというトラブルがありました。たとえば「当方は売仕（売上仕入）なので、売上金額100のはずだが、90の売上しか入ってこない」というケースです。ですが、今となっては「Web2000」を参照することで、互いに一目瞭然です。「実際に画面に表示されているのが送った伝票なので、その数しか売上が立っていないですよね」と言えるようなりました。これまでは当社の内部の資料を元に話をしていたため、その確認も本当に骨が折れるものでした。全体的にシステム化されてからは、これまで起きていたようなトラブルは解消しました。